Privatanteile bei Geschäftsfahrzeugen | MWST-konforme Berechnung und Behandlung

Die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs durch Mitarbeitende wirft regelmässig Fragen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer auf. Je nach Nutzungssituation stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, um den Privatanteil korrekt zu erfassen. Die Wahl der Methode sowie die mehrwertsteuerrechtliche Behandlung erfordern eine sorgfältige Analyse.

PAUSCHALE METHODE
Die pauschale Ermittlung des Privatanteils wird in der Praxis am häufigsten angewendet. Sie beträgt monatlich 0,9 % des Kaufpreises exkl. MWST (Mehrwertsteuer), mindestens jedoch CHF 150.00. Der Privatanteil versteht sich dabei inkl. MWST. Bei Leasingfahrzeugen dient der im Leasingvertrag ausgewiesene Barkaufpreis (inkl. allfällige Sonderausstattung) exkl. MWST als Bemessungsgrundlage – dies gilt auch bei Übernahme nach Vertragsablauf oder beim Abschluss eines separaten Kaufvertrags nach Leasingende. Erfolgt ein Nachfolgeleasing, bleibt der ursprüngliche Barkaufpreis aus dem ersten Vertrag massgebend.

EFFEKTIVE METHODE
Bei der effektiven Methode wird der Privatanteil basierend auf den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern berechnet. Als Referenzansatz gilt in der Regel CHF 0.70 pro Kilometer. Ein höherer Ansatz kann sachlich begründet sein, etwa bei insgesamt geringer Kilometeranzahl. Ein tieferer Ansatz ist ebenfalls zulässig, bedarf jedoch einer stichhaltigen Begründung. Voraussetzung für die Anwendung der effektiven Methode ist ein vollständiges und lückenlos geführtes Fahrtenbuch.

VOLLKOSTENRECHNUNG
Steht einem Mitarbeitenden mehr als ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung, geht die Eidg. Steuerverwaltung davon aus, dass die zusätzlichen Fahrzeuge ausschliesslich privat genutzt werden. Liegt eine überwiegend private Nutzung vor, ist der Privatanteil mittels Vollkostenrechnung zu bestimmen.

Dabei sind sämtliche Betriebskosten, kalkulatorische Abschreibungen (10 % pro Jahr), Parkplatzmiete, Versicherungen, Steuern sowie ein Gemeinkosten- und Gewinnzuschlag von 10 % zuzüglich MWST zu berücksichtigen. Vom Gesamtkostenbetrag kann ein nachgewiesener geschäftlicher Nutzungsanteil abgezogen werden.

BESONDERE FALLKONSTELLATIONEN
Privatfahrzeug – Betriebskostenübernahme durch Arbeitgebende
Wird das Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke genutzt und übernimmt das Unternehmen laufende Betriebskosten wie Benzin oder Versicherungen, kann der Privatanteil an diesen Kosten pauschal mit CHF 150.00 pro Monat (inkl. MWST) bemessen werden.

Geschäftsfahrzeug – Betriebskostenübernahme durch Mitarbeitende
Trägt der Mitarbeitende selbst die Betriebs- und Unterhaltskosten des Geschäftsfahrzeugs, reduziert sich der monatlich geschuldete Privatanteil um CHF 150.00, wobei der finale Privatanteil immer noch mindestens CHF 150.00 pro Monat betragen muss.

Für Privatgebrauch ungeeignete Geschäftsfahrzeuge
Bei ausschliesslich geschäftlicher Nutzung von Fahrzeugen mit fest installierten Werkzeugträgern ist kein Privatanteil zu deklarieren.

Geschäftlich genutzte Elektrovelos
Die meisten Kantone und auch die ESTV verzichten bei geschäftlich genutzten Elektrovelos auf die Erhebung eines Privatanteils.

Kauf Geschäftsfahrzeuge von nicht mehrwertsteuerpflichtigen Personen
Ist auf dem Kaufbeleg des Fahrzeugs (z. B. bei Ankauf von einer Privatperson) keine MWST ausgewiesen, gilt der dort festgehaltene Betrag dennoch als massgebender Kaufpreis exkl. MWST – selbst dann, wenn ein fiktiver Vorsteuerabzug gemäss Artikel 28a MWSTG geltend gemacht werden kann.

Zuzahlung durch Mitarbeitende ans Geschäftsfahrzeug
Beteiligt sich ein Mitarbeitender an den Anschaffungskosten eines Geschäftsfahrzeugs, ist dieser Betrag als Umsatz zum Normalsatz zu deklarieren. Aus Sicht der MWST handelt es sich dabei um eine eigenständige Dienstleistung. Die Basis für den pauschalen Privatanteil bleibt davon unberührt – dieser richtet sich weiterhin nach dem vollen Ankaufswert des Fahrzeugs exkl. MWST.

Verkauf eines gemischt genutzten Geschäftsfahrzeugs: MWST-Pflicht beachten
Wird ein Geschäftsfahrzeug für ausgenommene Leistungen verwendet – zum Beispiel für Fahrten zwischen Schulungsorten bei nicht optierten Schulungshonoraren – und wird ein Privatanteil abgerechnet, liegt keine ausschliesslich ausgenommene Nutzung mehr vor. Im Fall eines späteren Verkaufs ist der Verkaufserlös deshalb nicht als ausgenommener Umsatz zu behandeln. Das bedeutet: Die Veräusserung ist grundsätzlich mit MWST abzurechnen, sofern das Unternehmen MWST-pflichtig ist. Im Gegenzug kann der Zeitwert der Vorsteuer auf dem damaligen Kaufpreis geltend gemacht werden.

KANTONALE SONDERREGELUNGEN
Einige kantonale Steuerverwaltungen wenden abweichende Regelungen zur Berechnung des Privatanteils an. Beispielsweise kennt der Kanton Zürich höhere Privatanteile bei Fahrzeugkaufpreisen ab CHF 120‘000.00. Solche Regelungen sind auch für die MWST-Abrechnung zu übernehmen, da sich die Eidg. Steuerverwaltung auf die verbuchten Privatanteile abstützt.

FAZIT
Die korrekte Berechnung des Privatanteils für Geschäftsfahrzeuge erfordert eine genaue Analyse der Nutzungssituation und eine konsistente Umsetzung in der Buchhaltung und MWST-Abrechnung. Die Wahl der Methode sollte bewusst getroffen und mit geeigneter Dokumentation belegt werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung in der Praxis.